نکات مشترک و مهمی در نوشتن ایمیل ها به شرکت های خارجی وجود دارند. البته بسیاری ازین نکات مخصوص ایمیل های انگلیسی نیست و در تمامی مکاتبات اهمیت دارد:
1- عنوان ایمیل بسیار تاثیر گذار است. چه از لحاظ بازشدن ایمیل چه از لحاظ جستجو های آتی. عنوان ایمیل نه باید خیلی کلی باشد و نه خیلی جزیی. در برخی موارد باید نام شخص فرستنده و یا کلمه کلیدی درعنوان ذکر شود. به خصوص در شرکت هایی که تعداد قابل توجهی ایمیل روزانه دریافت می کنند. معمولا به صورت میانگین تعداد کلمات ایده آل عنوان بین 6 تا 8 کلمه است.
2- بر خلاف فرهنگ ایرانی، در ایمیل باید به صورت مستقیم به اصل مطلب اشاره کرد. از پیچاندن مطالب و یا طولانی کردن ایمیل به شدت پرهیز کنید.
3- سعی کنید یک یا دو راه ارتباطی دیگر را در ایمیل هایتان ذکر کنید. برخی افراد ترجیح می دهند ادامه مذاکرات را از طریق واتس اپ و یا اسکایپ بدهند و یا حتی در مواردی تلفن را ترجیح می دهند.
پیشنهاد ما به شما برای مطالعه بیشتر:
پنج چالش ارتباط با شرکت های خارجی
4- امضای خود را در پایین ایمیل هایتان ست کنید.
بدین صورت که این امضا شامل نام ونام خانوادگی، عنوان شغل شما و همچنین سایت و یا تلفن شما باشد. دقت کنید که شما دراین حالت به افراد اجازه می دهید که در مورد شما اطلاعات بیشتری داشته باشند. بسیاری از شرکت های ایرانی سایت انگلیسی ندارند. اگر برای شما تهیه سایت انگلیسی به هر دلیلی مقدور نیست، آدرس سایت فارسی را حداقل در امضای ایمیل هایتان ست کنید.
5- از ایمیل آدرس رسمی شرکت استفاده کنید. ایمیلهای غیررسمی( سرویس هایی مانند گوگل و یا یاهو) در بسیاری حالات جدی گرفته نمی شود. البته همیشه مساله دلیوری ایمیل های رسمی در ایران وجود دارد. بخاطر همین به شما پیشنهاد می کنیم ایمیل رسمی شرکت را در گوگل هم ست کنید.
6- سعی کنید در ایمیل های مختلف از یک فونت و سایز استفاده کنید. به طور کلی سعی کنید یکپارچگی را در ایمیلهای خودتان حفظ کنید. از حروف بزرگ حتی المقدور استفاده نکنید، چرا که به معنای فریاد زدن در ایمیل است. جایی که نیاز به توجه بیشتر دارد،سعی کنید ترجیحا از حروف boldو یا underline استفاده کنید.
مطلب مرتبط:
عبارات پرکاربرد در نامه انگلیسی رسمی و غیررسمی
بیشتر بدانید
