در این مقاله به هفت نباید در ایمیل های انگلیسی که ازاشتباهات متداول تهیه ایمیل ها است اشاره می کنیم. برای بهبود کیفیت مکاتبات خارجی خود آنها را رعایت کنید:
1-ایمیل های طولانی:
برخی افراد میکنند هر چقدر ایمیلشان طولانی تر و پر از جزییات باشد، بهتر است. در صورتی که شما با نوشتن یک ایمیل طولانی در واقع شانس خود را برای خوانده شدن تمام بخش های آن کاهش می دهید.
2-خواسته نامعلوم:
خواسته خود را در ایمیل باید به صورت کامل مشخص و ساده بیان کنید. خواسته های کلی خیلی از اوقات از سمت گیرنده درک نمیشود.
3- استفاده از عنوان هایی از قبیل ” شما باید حتما این را بخوانید و …”
در شرایط خاص شما میتوانید از عباراتی مانند urgentو یا[ACTION NEEDED BY DATE] استفاده کنید. فقط دقت کنید اگر واقعا شرایط این طور اضطراری هست ازین عناوین استفاده کنید، نه اینکه شما میخواهید زود به جواب برسید.
4-اشتباه تایپی :
البته این مساله در ایمیل هایی مانند ایمیل به اساتید اهمیت بیشتری پیدا میکند تا به شرکت ها و …
پیشنهاد ما به شما برای مطالعه بیشتر:
عبارت انگلیسی مناسب برای معرفی کسب و کارتان
5-فالوکردن ایمیل در زمان نادرست:
در دنیا دو گروه از افراد وجود دارند; یکی افرادی که نیم ساعت بعد از ارسال ایمیل شروع به پیگیری از ایمیل ها میکنند و گروه دوم افرادی که سه ماه بعد این کار را انجام میدهند. شما جز کدام دسته هستید؟
به نظر ما یک بازه 5-7 روزه زمان مناسبی برای پیگیری ایمیل ها است.
6-وارد کردن نام و نام خانوادگی مخاطب به صورت اشتباه
سعی کنید قبل از ارسال ایمیل نام و نام خانوادگی آن را در منبعی مثلا در شبکه های اجتماعی حتما چک کنید. اما در صورتی که با نام اشتباه ایمیل را ارسال کرده اید، بهتر است به فکر ارسال ایمیلی دوباره به آن فرد باشید و از بابت این مساله عذرخواهی کنید.
7-استفاده از لحن نادرست در ایمیل:
با توجه به مخاطب و البته شناختتان از وی باید ایمیل را تنظیم کنید. این که شما باید خیلی صمیمی و یا رسمی باشید، به مرور زمان و با شناخت بیشتر از افراد متوجه می شوید. اگرچه ما درایمیل های شرکتی همیشه بنا را بر رسمیت میگذاریم تا صمیمیت.
پیشنهاد ما به شما برای مطالعه منابع خارجی از سایت آکسفورد:
یک نوآوری در زمینه مکاتبات خارجی
بیشتر بدانید
